How to write a formal email?

Formalni mejl (pisanje nekom poslovnom partneru, direktoru, profesoru …) nije isto kao pisanje neke poruke na Viberu ili messenger-u. Kao prvo i osnovno pravilo – službene poruke nemojte nikako pisati na društvenim mrežama, ovaj vid komunikacije je rezervisan za prijatelje.

Važne poslovne poruke pišite isključivo mejlom. Imajte na umu da stil kojim pišete govori mnogo o Vama, a ovo je posebno bitno prilikom konkurisanja za posao. Međutim, formalni mejl zahtevaodređenu formu:

Pravila pisanja formalnog mejla:

• Za početak treba da imate neku adresu koja sadrži vaše ime i prezime, jer kao i svaka komunikacija, mnogo govori o vama.  Nemojte pisati sa neke neozbiljne adrese kao milancee@yahoo.com ili tweety99@gmail.com.
• Smislite odgovarajući naslov poruke (subject), na primer: Poslovna saradnja, Konsultacije, Diplomski rad itd.
• Svaka poruka treba započeti sa odgovarajućim oslovljavanjem Poštovani profesore/profesorice + prezime (može i ne mora), zatim zarez, pa u novom redu velikim slovima krenete pisati poruku. Nemojte pisati poštovani + ime (Poštovani profesore Milan)
• Poruka treba biti što konciznija i jasna. Imajte na umu da poslovni ljudi ili profesori dobijaju veliki broj mejlova, pa stoga izbegavajte predugačke mejlove i opširne priče.
• Vodite računa o pravopisu. Nakon napisanog mejla, obavezno ga pročitajte još jednom pre slanja, da se kojim slučajem nije prokrala koja greška.
• Izbegavajte skraćenice i kolokvijalne izraze.
• Izbegavajte da postavljate „glupa pitanja“ koja možete naći na sajtu institucije, fakulteta ili nekoj od službi kao: Kada je ispit?, Koje je radno vreme? itd.
• Na kraju završite mejl sa pozdravom poput Srdačan pozdrav, S poštovanjem i napišite vaše prezime i ime, poziciju, naziv preduzeća i lnink prema web sajtu institucije koju predstavljate. Ukoliko pišete profesoru, napišite i koji je studijski program, godina studija i broj indeksa.
• Kada dobijete odgovor od strane poslovnog partnera ili profesora, obavezno se zahvalite u sledećem mejlu.

Pisanje službenog mejla na engleskom

• Mejl započnite sa Dear Mr/Mrs/Ms, pa prezime. Na primer, Dear Mr Smith,. Ukoliko ne znate kome pišete, ili pišete opšti mejl pišite: Dear Sir/Madam,.
• Krenite sa jasnim razlogom zbog kojeg pišete:

I am writing with regard to… (email subject)

I am writing in connection with… (email subject)

I am writing in reference to…

• U zavisnosti od vrste poruka koju šaljete, u poslednjoj rečenici napišite šta očekujete:

I look forward to hearing from you soon

Thank you in advance

For further information, please do not hesitate to contact me

Please let me know if you have any questions

Thanks for your attention

• Pozdravna poruka na kraju:

Best regards

Kind regards

Regards

Yours faithfully (Ako ste mejl započeli sa Dear Sir/Madam zato što ne znate primaoca)

Yours sincerely (ako ste započeli sa Dear Mr/Mrs/Ms + prezime)

Za više informacija o pisanju mejla na engleskom, možete pogledati na sledećoj vezi.

Pisanje službenog mejla na francuskom

• Mejl započnite sa Monsieur/Madame, pa prezime. Na primer, Monsieur Martin,. Može i Bonjour M. Martin ili Mme Martin, Ukoliko ne znate kome pišete, da li je gospodin ili gospođa, koristite standardnu formulu: Madame, Monsieur,,.

• Ukoliko tražite dozvolu za nešto:

Je me permets de vous contacter afin d’obtenir des renseignements sur vos tarifs de livraison.

À la suite de votre annonce, je me permets de vous transmettre ma candidature.

• Ukoliko šaljete neke dokumente u mejlu:

Ci-joint, les plannings des semaines à venir.

• Ukoliko želite da se zahvalite na nečemu :

Je vous remercie de m’avoir transmis les documents nécessaires.

Je vous remercie de votre accueil au sein de votre entreprise lors de mon stage de fin d’études.

• Pozdravna poruka na kraju, nakon zareza stavite Vaše ime i prezime:

Cordialement,

Sincères salutations,

Bien à vous,

Za više informacija o pisanju mejla na francuskom, možete pogledati na sledećoj vezi.